. Elaboração e gestão de projetos

As organizações desempenham uma enorme e complicada variedade de redes de trabalhos de maneira coordenada e simultânea. Em geral, os trabalhos envolvem processos – que são atividades continuadas e constantes – e projetos – que são atividades únicas e temporárias – que se superpõem e se entrelaçam. Processos e projetos compartilham muitas características comuns, como:

·  Ambos são desempenhados por pessoas.

·  Ambos são limitados por recursos escassos e restritos.

·  Ambos são planejados , executados e controlados.

Muitas organizações confundem meios e fins, processos e projetos. Processos são meios pelos quais se podem alcançar resultados (fins) usando recursos (humanos e materiais) para  transformar insumos (entradas) em produtos (saídas), independente de relacionamento hierárquico. Uma organização deve ser descrita pelo conjunto de processos que executa. Essa abordagem facilita a integração das áreas, minimizando as descontinuidades do fluxo de trabalho.

A gestão por processos recebeu um grande impulso com a ISO 9000:2000, que enuncia que a “gestão por processos visa a criar uma dinâmica de melhoria contínua e permite ganhos significativos às organizações em termos de desempenho, eficiência, eficácia e custo; e um resultado desejado é alcançado mais eficientemente quando as atividades e os recursos relacionados são gerenciados como processo”.

Conforme mencionado, processos e projetos se diferenciam em dois aspectos: temporariedade e unicidade. Os processos são constantes e repetitivos, enquanto os projetos são temporários e únicos. O projeto é um desafio definido para criar um único produto ou serviço. O projeto é temporário porque tem um começo definido e um final definido. O projeto é único porque o produto ou serviço resultante é diferente e distinto dos demais produtos ou serviços. A temporaneidade do projeto não significa curta duração, pois muitos projetos se estendem por anos. Mas, em todos os casos, sua duração é finita. Assim, os projetos são meios para responder aos requisitos que não podem ser atendidos dentro dos limites processuais normais das organizações.

Gerir projetos de maneira eficaz é definir, racionalizar e otimizar todas as formas de trabalho essenciais para o bom resultado corporativo. É valorizar o trabalho em equipe, com todos cooperando e focados nos resultados. É o modo como as pessoas competentes e  envolvidas se agrupam para conseguir os resultados desejados. É projetar e fazer medições de desempenho de forma criteriosa. É fazer com que os colaboradores da organização conheçam e entendam a cadeia de valor e se sintam donos e seguros em relação aos seus projetos. O resultado é a motivação e o comprometimento.

Os líderes dos projetos, com o uso dos indicadores de desempenho, podem acompanhar  continuamente a sua eficácia, evitando, assim, a ocorrência de situações críticas. Organizações necessitam gerir seus projetos de forma integrada, assegurando, assim, que todos os seus esforços estejam orientados para o atendimento de seus objetivos globais.

A organização deve definir os seus projetos essenciais, estabelecer as responsabilidades e autoridades pela gestão das atividades que precisam estar integradas, todas focadas para atingir o resultado final; as entradas (inputs) e as saídas (outputs) devem ser identificadas, racionalizadas, otimizadas e mensuráveis.

As organizações que tiverem uma gestão por projetos eficaz estarão construindo um sistema sempre focado nas inovações que realmente agregam valor na obtenção  de resultados. A partir de projetos bem definidos e integrados, com indicadores e metas de melhoria estabelecidas, as organizações estarão fortemente apoiadas em um modelo de gestão que garantirá o seu sucesso na busca da excelência e que propiciará resultados como redução dos custos, dos prazos de entrega, do retrabalho e aumento de produtividade e rentabilidade.

Assim, os projetos e processos são de fundamental importância para identificar, além das entradas e saídas, quais são os recursos e as informações necessárias para assegurar o bom desempenho. É a forma de projetar os meios pelos quais uma organização pretende produzir e entregar, aos seus clientes, seus produtos e serviços qualidade superior.

 Todo projeto tem um ciclo de vida, que pode ser visualizado abaixo, mostrando, no eixo vertical, o montante de recursos em cada fase do projeto e no eixo horizontal, o tempo.

 As fases são: início, onde se trabalha na concepção; planejamento, onde se faz a estruturação do projeto; execução, onde se dá a sua implementação; e o fechamento, onde temos a conclusão do projeto.

Os custos em projetos têm um caráter um pouco diferente de um custo para manufatura repetitiva, pois o projeto tem tempos longos para a sua realização e, como o valor do dinheiro é temporal, os prazos têm que ser considerados. Assim, é imprescindível ter o planejamento antes do orçamento. O planejamento nos mostra as datas de início e fim de cada atividade e, como são elas que consomem os recursos, é necessário avaliá-las, multiplicando-se o custo-hora dos recursos pelo tempo que eles foram usados.

A execução é a etapa mais delicada do processo. Durante o planejamento existe uma atmosfera de “lua de mel” entre a empresa e o profissional que está conduzindo o processo. Os problemas e percalços naturais de um projeto começam a surgir quando chega o momento de colocar em prática o que foi planejado. É quando a realidade do casamento aparece.

Até a próxima...