As organizações desempenham uma
enorme e complicada variedade de redes de trabalhos de maneira coordenada e
simultânea. Em geral, os trabalhos envolvem processos – que são atividades
continuadas e constantes – e projetos – que são atividades únicas e temporárias
– que se superpõem e se entrelaçam. Processos e projetos compartilham muitas
características comuns, como:
· Ambos são desempenhados por pessoas.
· Ambos são limitados por recursos
escassos e restritos.
· Ambos são planejados , executados e
controlados.
Muitas organizações confundem meios
e fins, processos e projetos. Processos
são meios pelos quais se podem alcançar resultados (fins) usando recursos
(humanos e materiais) para transformar
insumos (entradas) em produtos (saídas), independente de relacionamento
hierárquico. Uma organização deve ser descrita pelo conjunto de processos
que executa. Essa abordagem facilita a integração das áreas, minimizando as
descontinuidades do fluxo de trabalho.
A gestão por processos recebeu um
grande impulso com a ISO 9000:2000, que enuncia que a “gestão por processos
visa a criar uma dinâmica de melhoria contínua e permite ganhos significativos
às organizações em termos de desempenho, eficiência, eficácia e custo; e um
resultado desejado é alcançado mais eficientemente quando as atividades e os
recursos relacionados são gerenciados como processo”.
Conforme mencionado, processos e
projetos se diferenciam em dois aspectos: temporariedade e unicidade. Os
processos são constantes e repetitivos, enquanto os projetos são temporários e
únicos. O projeto é um desafio definido para criar um único produto ou serviço.
O projeto é temporário porque tem um começo definido e um final definido. O
projeto é único porque o produto ou serviço resultante é diferente e distinto
dos demais produtos ou serviços. A temporaneidade do projeto não significa
curta duração, pois muitos projetos se estendem por anos. Mas, em todos os
casos, sua duração é finita. Assim, os projetos são meios para responder aos
requisitos que não podem ser atendidos dentro dos limites processuais normais
das organizações.
Gerir projetos de maneira eficaz é
definir, racionalizar e otimizar todas as formas de trabalho essenciais para o
bom resultado corporativo. É valorizar o trabalho em equipe, com todos
cooperando e focados nos resultados. É o modo como as pessoas competentes
e envolvidas se agrupam para conseguir
os resultados desejados. É projetar e fazer medições de desempenho de forma
criteriosa. É fazer com que os colaboradores da organização conheçam e entendam
a cadeia de valor e se sintam donos e seguros em relação aos seus projetos. O
resultado é a motivação e o comprometimento.
Os líderes dos projetos, com o uso
dos indicadores de desempenho, podem acompanhar
continuamente a sua eficácia, evitando, assim, a ocorrência de situações
críticas. Organizações necessitam gerir seus projetos de forma integrada,
assegurando, assim, que todos os seus esforços estejam orientados para o
atendimento de seus objetivos globais.
A organização deve definir os seus
projetos essenciais, estabelecer as responsabilidades e autoridades pela gestão
das atividades que precisam estar integradas, todas focadas para atingir o
resultado final; as entradas (inputs) e as saídas (outputs) devem ser
identificadas, racionalizadas, otimizadas e mensuráveis.
As organizações que tiverem uma
gestão por projetos eficaz estarão construindo um sistema sempre focado nas
inovações que realmente agregam valor na obtenção de resultados. A partir de projetos bem
definidos e integrados, com indicadores e metas de melhoria estabelecidas, as
organizações estarão fortemente apoiadas em um modelo de gestão que garantirá o
seu sucesso na busca da excelência e que propiciará resultados como redução dos
custos, dos prazos de entrega, do retrabalho e aumento de produtividade e
rentabilidade.
Assim, os projetos e processos são
de fundamental importância para identificar, além das entradas e saídas, quais
são os recursos e as informações necessárias para assegurar o bom desempenho. É
a forma de projetar os meios pelos quais uma organização pretende produzir e
entregar, aos seus clientes, seus produtos e serviços qualidade superior.
Os custos em projetos têm um caráter
um pouco diferente de um custo para manufatura repetitiva, pois o projeto tem
tempos longos para a sua realização e, como o valor do dinheiro é temporal, os
prazos têm que ser considerados. Assim, é imprescindível ter o planejamento
antes do orçamento. O planejamento nos mostra as datas de início e fim de cada
atividade e, como são elas que consomem os recursos, é necessário avaliá-las,
multiplicando-se o custo-hora dos recursos pelo tempo que eles foram usados.
A execução é a etapa mais delicada
do processo. Durante o planejamento existe uma atmosfera de “lua de mel” entre
a empresa e o profissional que está conduzindo o processo. Os problemas e
percalços naturais de um projeto começam a surgir quando chega o momento de
colocar em prática o que foi planejado. É quando a realidade do casamento
aparece.
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