Descentralização: Delegação

O QUE É DELEGAÇÃO

É a transferência de determinado nível de autoridade de um chefe para um subordinado, criando a correspondente responsabilidade pela execução da tarefa delegada. Muito embora a responsabilidade original, do chefe para com seu superior, não possa ser delegada ("Pode-se delegar autoridade, mas não responsabilidade").

PRINCÍPIOS DA DELEGAÇÃO

    A autoridade deve ser delegada até o ponto e na medida necessária para a realização dos resultados esperados;

A autoridade deve ser proporcional ao nível de responsabilidade alocada no cargo e/ou funcionário;

A responsabilidade não pode ser delegada., pois nem o chefe nem o subordinado podem livrar-se completamente de suas obrigações, designando outros para realizá-las;

A clareza é fundamental, com designação precisa, entendida e aceita.

TÉCNICAS DE DELEGAÇÃO

a) Selecionar o subordinado adequado;

b) Proporcionar um nível de autoridade compatível com as atividades exercidas pelo subordinado;

c) Explicar com precisão e clareza as atividades e resultados esperados;

d) Recompensar, de alguma forma, um bom resultado apresentado pelo subordinado;

e) Criar condições adequadas de motivação;

f) Estabelecer controles adequados, divulgados e aceitos;

g) Treinar e ajudar os subordinados em suas atividades;

h) Evitar perda excessiva de poder, mas estar disposto a "abrir mão" de determinadas atividades que provoquem uma situação adequada de motivação nos subordinados;

i) Ter adequados canais de comunicação;

j) Ter disposição para aceitar erros dos outros;

k) Incrementar o nível de participação nos subordinados;

l) Perceber que os subordinados têm muito a contribuir no processo decisório na área de sua especialização;

m) Desenvolver o processo de planejamento para que a delegação possa ocorrer antes do fato, e não depois do fato consumado;

n) Desenvolver adequado nível de confiança nos subordinados, por meio de treinamento, participação, reconhecimento e troca de idéias;

o) Criar condições para forçar os subordinados a tomarem decisões, dando-lhes ao mesmo tempo o apoio que se fizer necessário;

p) Não criticar excessivamente quando os subordinados cometem enganos;

q) Fazer com que os subordinados saibam o que tem de ser feito e quais os resultados esperados, incluindo o nível de qualidade e o prazo de realização;

r) Prover incentivos adequados para que os subordinados se sintam dispostos a aceitar maior delegação;

s) Desenvolver uma estrutura organizacional que proporcione incremento no processo de delegação;

t) Deve-se ficar, concentrando os esforços, com as atividades que mais contribuem para os objetivos desejados, delegando as demais aos subordinados;

O MODO CERTO DE DELEGAR

Para saber o modo certo de delegar, deve-se conhecer alguns princípios da delegação de tarefas:

a) Sempre acompanhar o progresso de uma tarefa que tenham delegado, pois caso contrário, alguns erros caros poderão ser cometidos;

b) O gerente precisa ter certeza de que o subordinado é capaz de concluir a tarefa;

c) Um subordinado nunca deve poder sub-delegar uma tarefa sem permissão;

d) Cuidado com o subordinado super entusiasmado, que sempre pede tarefas, mas raramente as termina;

e) Coloque recursos à disposição dos subordinados, não apenas dinheiro, mas também o direito de agir adequadamente;

f) Quando uma tarefa delegada for satisfatoriamente concluída, não se esqueça de dar o devido reconhecimento ao subordinado;

g) Se uma tarefa não for satisfatoriamente concluída, investigue os motivos, antes de atribuir a culpa;

h) Pergunte a si mesmo, em intervalos regulares, “por que eu faço isso? Por que eu faço aquilo?”. A resposta poderá ser que você não precisa fazer “isso ou aquilo”, e que seria um grande prazer para um subordinado ter a oportunidade de assumir a tarefa, bem como a autoridade que ela incorpora;

i) Mesmo que possamos realizar uma tarefa melhor que um subordinado, devemos deixar que ele a faça uma vez ou outra. Esta é a única maneira em que ele poderá se desenvolver e adquirir experiência.                          

Até a próxima..