DELEGAÇÃO DE RESPONSABILIDADES

CONCEITO

  

Arte e disciplina de transferir tarefas sob a responsabilidade de determinada liderança ou de uma pessoa, a outra liderança ou pessoa, conferindo-lhe autoridade para executá-la. A responsabilidade, em última análise, não pode ser transferida, uma vez que o líder embora transfira determinadas tarefas, é sempre  o responsável pelo resultado que advier desta delegação.

Ao delegar responsabilidades, o líder precisa levar em conta os seguintes aspectos:

            * A responsabilidade perante os liderados, considerados individualmente.

            * A responsabilidade perante o grupo, considerado em conjunto.

            * A responsabilidade perante a instituição.

            * A responsabilidade perante si mesmo.

Em sua essência, o processo de delegação envolve responsabilidade mútua entre aquele que delega e o que recebe a incumbência.

OBJETIVO DA DELEGAÇÃO

- Garantir a continuidade do trabalho, despersonalizando-o.

- Descentralizar os trabalhos, devido a seu volume e complexidade, com vistas   a obter melhor eficiência na sua execução e eficácia quanto a seus resultados.

- Permitir que se dê cobertura a eventuais ausências ou afastamentos temporários do Coordenador de determinada tarefa.

IMPORTÂNCIA DA DELEGAÇÃO DE RESPONSABILIDADES

 - Possibilitar treinamento, desenvolvimento de aptidões e ampliação de horizontes daqueles que recebem a delegação da tarefa.

- Aumentar o senso de responsabilidade, a compreensão geral e a satisfação pelo trabalho realizado,  em relação àquele que recebe a incumbência.

- Auxiliar aquele que delega quanto a sua reeducação no que se refere ao personalismo, egoísmo, vaidade, apego e outros sentimentos tais, arraigados na personalidade da maioria dos "chefes".

- Permitir desenvolver sentimento de confiança mútua entre líder e liderado.

- Liberar as pessoas para novas tarefas, em que poderão colocar em prática a experiência adquirida, naquelas atividades que necessitam de estruturação/desenvolvimento/aprimoramento e que exijam concentração maior de energias.

- Possibilitar que os grupos de trabalho enfrentem os problemas característicos dos tempos de transição, de forma mais coesa.

PROCESSO DE DELEGAÇÃO DE  RESPONSABILIDADES

Dizer que é necessário delegar mais, torna-se óbvio frente aos conceitos anteriores. No entanto, planejar e decidir o que vai ser delegado é tarefa que exige maior esforço. (1)

Etapas:

- O lider lista as tarefas sob sua responsabilidade;

- Classifica-as, respondendo as seguintes questões:

- Quais as funções que menos se repetem no meu trabalho? E as que mais se repetem?

- Quais as decisões de menor importância que devo tomar freqüentemente?

- Quais detalhes do meu cargo que absorvem mais o meu tempo? 

- Quais as funções que me exigem menor qualificação?

- Quais os detalhes que mais me aborrecem no meu trabalho?

- Em seguida, analisa-as, verificando quais delas podem ser delegadas, observando o seguinte:

- Tarefas rotineiras são fortes candidatas;

- Tarefas de prioridade relativa ou pequena, para as quais o não dispõe de tempo, também podem ser delegadas;

- Resolução de situações-problema de baixa ou média prioridade merecem ser analisadas;

-  Tarefas potencialmente capazes de desenvolver habilidades são interessantes de ser delegadas;

- O coordenador lista  as tarefas a serem delegadas, classificando-as por importância e prioridade;

- A etapa seguinte é de avaliação dos colaboradores, de suas habilidades e seu potencial de trabalho;

- Que  tipo  de  experiência ou treinamento a pessoa precisa para desenvolver sua capacidade?

- Que  outras  tarefas  entregar  a essa pessoa, que já têm relação com o que vem fazendo?

- Quais as outras tarefas que poderiam interessar a esta pessoa?       

- Escolhe-se o colaborador que detém melhor perfil para execução da tarefa a ser desenvolvida;

- Convida-se o colaborador;

- Explica-se os objetivos acerca da tarefa, com vistas a esclarecimento e sensibilização sobre sua importância e finalidade específica;

- O lider mostra a responsabilidade mútua pela execução da atividade;

- Esclarece detalhadamente os passos básicos a serem seguidos para execução da tarefa e o resultado esperado;

- Explica com quem ele irá tratar;

- Estipula data-limite para conclusão das atividades;

- Mostra as dificuldades esperadas para sua execução e algumas posturas que podem ser tomadas em situações emergenciais;

- Fornece os apoios para que o colaborador  possa executar com segurança a tarefa delegada;

- esclarecendo a autoridade que passa a ter, lembrando-o sempre de que "o direito de administrar deve ser adquirido e fortalecido pelo mérito";

- avisando aos demais colaboradores sobre a designação feita;

- deixando-o seguro de que  confia nele e está à disposição para quando necessitar.

- A próxima etapa é acompanhar o desenvolvimento das tarefas  através de mecanismos previamente combinados;

- Quando necessário, sugerir redirecionamento do “modus operandi” com vista à correção de eventuais falhas que já estejam sendo detectadas;

- Avaliar a realização final da tarefa.

TREINAMENTO

No processo de delegação, o Coordenador deve treinar os colaboradores para serem capazes de receber determinada incumbência e executá-la proveitosamente:

- Os colaboradores com alguma experiência nas tarefas que lhes serão delegadas, receberão um treinamento complementar, mais voltado para as atividades que ainda não conhecem ou não dominam.

- Os colaboradores que não têm experiência nas tarefas que lhes serão delegadas receberão treinamento detalhado, de forma a compreender todas as nuances que envolvem a execução delas.

- Tais treinamentos, de preferência, englobarão um período teórico e outro prático, onde criam-se oportunidades de fazer os devidos acertos. Assuntos que devem constar do treinamento: Trabalho em Equipe, Liderança, Responsabilidade, Elaboração de programas, Relações Humanas, Vivência de Crises e Conflitos e outros que julgar de interesse.

PERFIL BÁSICO DO RECEPTOR

Preferencialmente, o receptor deverá deter aptidões específicas para  a tarefa que lhe será delegada, como exemplificado abaixo:

                 APTIDÃO                                                                 TAREFA

                                                                         

Facilidade de expressão                                        Tarefas que envolvam exposição

                                                                         

Conhecimento da língua portuguesa                   Tarefas de redação.    

                                                                  

                                                                                 

Capacidade de ouvir                                              Tarefas de orientação ou coleta de dados

                                                                                 

Até a próxima...